Oynanacak olan müsabakalarda birimlerin sorumlu spor temsilcisi bulundurma zorunluluğu aranmayacaktır. Sorumlu spor temsilcisinin gelmediği müsabakalarda takım kaptanı (bireysel sporlarda oyuncunun kendisi) sorumlu temsilci olarak kabul edilecektir.

Tenis ve futbol branşlarından katılım gösterecek birimler, şenliklerde ilgili branşta elenmediği sürece Beytepe Spor Salonu(A Blok) büroda haftalık 1 saat ücretsiz rezervasyon yaptırabileceklerdir.

Yabancı Diller Yüksek Okulu’nda hazırlık eğitimi gören öğrenciler yalnızca Yabancı Diller Yüksek Okulu’ nun katıldığı branşlardaki takımlarda yer alabilecektir. Bu kurala aykırı oyuncu oynatan birimler müsabakanın yapıldığı yıl ve bir sonraki yıl yapılacak olan spor şenliğine katılma hakkını ilgili branşta kaybederler. Yabancı diller yüksek okulunun Branş Katılım Formunda tercih etmediği branşlar olduğu takdirde sporcu kendi bölümünde oynayabilecektir.

Sağlık beyan formu ve takım listesi formlarının ilgili müsabakanın yapılacağı gün teslim edilmesi gerekmektedir. Teslim edilen takım listeleri asıl liste kabul edilecek ve başka bir sporcu ismi listeye dahil edilemeyecektir.